在进行招标采购活动的时候我们作为供应商需要严格按照采购文件上的要求条件来操作，而很多项目中需要我们提交样品，这些样品一方面是有助于评审专家进行更专业的评价，但同时也有一些缺点弊端。我们一起来了解下招标采购活动是否需要提交样品?哪些情形可以要求提交样品?
《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号，以下简称“87号令”)第二十二条规定，采购人、采购代理机构一般不得要求投标人提供样品，仅凭书面方式不能准确描述采购需求或者需要对样品进行主观判断以确认是否满足采购需求等特殊情况除外。
招标过程中提供样品存在哪些弊端?有以下6点：
1、增加了投标人的投标成本。有的样品本身价值几万或十几万，而有的项目要求提供样品的品目繁多，样品搜集和定制的成本以及运输的成本都会使投标人望见了就吓得直后退……倘若不中标付出的代价就会太大了，降低了投标人参与投标的积极性，使项目缺乏竞争力。
2、增加招标工作量及空间成本。招标人要求投标人提供大大小小样品共计30多件。在收取样品时，招标代理机构需要一一清点摆列，而且工作量也大，依据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》规定招标采购档案保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。样品作为投标文件的一部分，也应依照有关规定要求存档。样品库存积累需要占据巨大的位置。
3、提高招标项目成本。招标人需要组织样品进行专门检测的机构，检测费用不论是招标人或是投标人承担都是一笔不容小觑的开支。
4、样品评审只是走个形式，容易引起质疑和投诉。样品评审在有的组织的采购活动中只是走个形式，评标委员会专家们走马观花似的看了一下。
5、样品评审没有送去国家检测机构进行检测就作为评审依据，也常引起供应商质疑和投诉。
6、投标人的样品往往不是根据项目定制，可能是从仓库随便选样，结果和投标文件不一致，评标委员会没有发现这样的问题，到中标样品封样的话，导致之后验收对比出现不一致的问题，容易发生履约纠纷，带来麻烦。
综上，提供样品的本意是便于评标委员会或招标人更直观的接触和判断采购标的，但是提供样品的同时增加了投标人的投标成本，和招标人的招标工作量、招标成本，并且在样品评审过程中无论招标文件的制定、评标过程中样品评定程序和后期封样对比验收等方面如果不采取有效的方式、方法，往往会引起投标人的质疑和投诉，达不到有效采购目的。
针对以上样品弊端，如何有效规避呢?专家提出了相应的规避路径。
1、合理确定样品选择的标准。
能够体现产品的主要特征。如定制类用品：服装、家具等项目要求提供样品，这类项目通常在采购需求中有特殊样式、尺寸等要求，需要看实物比对是否满足采购需求，要求提供样品有一定必要性。
2、招标文件应明确采购内容需要提交样品时间，提交地点，递交的数量、单位、规格等。同时需留足充分的接收时间、场地，标记好现场。注意签收编号回执、包装、签署、验收、视频记录等，做到样品接收有据可依。(如果是暗标应该注明样品不能标识，生产厂家名称地址，商标或其他标志性标识，否则视为无效投标。)。
3、招标文件应明确，投标人的样品是投标人文件的组成部分。有法律意义的未中标的样品应进行存档，中标人的样品应进行封样，作为验收依据。
4、须明确检测机构的要求、检测内容等，是否需要随样品提交检测报告。
5、样品的评审因素：招标文件在评分标准中要对照各指标、参数、功能要求设置细化量化的评审因素。不宜感官描述过多、分值区间过大、使用不可量化的描述名词、横向比较描述等。
6、样品评审流程设置：招标文件中是否有关于样品递交不合格的废标情形，包括：未递交样品的不合格或递交样品不完整的不合格。
7、样品退还要求：中标人的样品应按照招标文件的规定进行保管、封存，并作为履约验收的参考。退还时须注意仔细核对每家的样品，件数不能有误，退还手续要留痕。
综上所述，采购人、采购代理机构一般不得要求投标人提供样品，仅凭书面方式不能准确描述采购需求或者需要对样品进行主观判断以确认是否满足采购需求等特殊情况除外。因为提供样品会有诸多弊端，不利于投标人正当权益的维护。
